Eigentümerversammlungsprotokoll: Anforderungen, Unterschriften und rechtliche Vorgaben – Was Verwalter und Eigentümer wissen müssen

Unterschriften im Protokoll – Was sagt das Gesetz?

Ein oft diskutierter Punkt in der Praxis der Wohnungseigentümergemeinschaft ist die Frage, ob das Protokoll der Eigentümerversammlung zwingend von bestimmten Personen unterschrieben werden muss. Gemäß § 24 Abs. 6 WEG lautet die Regelung wie folgt:

„Die Niederschrift ist von dem Vorsitzenden und einem Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch von dessen Vorsitzenden oder seinem Vertreter zu unterschreiben.“

Auf den ersten Blick könnte dies als strikte Verpflichtung interpretiert werden. Allerdings ist es wichtig zu betonen, dass der Wortlaut hier nicht das Wort "muss" verwendet. Stattdessen wird das Wort „ist“ genutzt, das zwar eine formale Erwartung ausdrückt, aber keine zwingende Rechtsfolge bei Nichterfüllung vorsieht.

Praxis: Keine zwingende Nichtigkeit ohne Unterschriften

In der Praxis führt das Fehlen von Unterschriften nicht zur Unwirksamkeit der gefassten Beschlüsse. Die Wirksamkeit der Beschlüsse bleibt erhalten, solange sie ordnungsgemäß gefasst wurden und es keine formellen Mängel in der Beschlussfassung gibt. Die Unterschriftspflicht hat also eher den Charakter einer formalen Bestätigung, jedoch ohne direkte Auswirkungen auf die Rechtsgültigkeit der Beschlüsse.

Was muss ins Protokoll – und was nicht?

Das Gesetz verlangt kein wortwörtliches Verlaufsprotokoll. Es genügt ein Beschlussprotokoll, das die gefassten Beschlüsse wiedergibt, also:

• Beschlussthema (Tagesordnungspunkt)

• Klarer und bestimmter Beschlusstext

• Ergebnis der Abstimmung (z. B. Mehrheit Ja/Nein/Enthaltungen)

• Datum und Ort der Versammlung

  
  

Wichtig: Der Beschlusstext muss bestimmt formuliert sein.Das bedeutet: Für jeden Eigentümer – und auch für ein Gericht – muss klar erkennbar sein, was genau beschlossen wurde, ab wann und mit welchen Rechtsfolgen.

Beispiel:

❌ „Die Verwaltung soll sich um ein Angebot kümmern.“ → unbestimmt

✅ „Die Verwaltung wird beauftragt, mit Firma XYZ einen Vertrag über die Treppenhausreinigung ab dem 01.01.2025 zu einem monatlichen Pauschalpreis von 250 € abzuschließen.“ → bestimmt

Nur so sind die Beschlüsse vollstreckbar, durchsetzbar und rechtssicher.

INOVA.HAUS geht bewusst einen Schritt weiter

Bei INOVA.HAUS beschränken wir uns nicht nur auf das gesetzliche Minimum. Um spätere Rückfragen, Missverständnisse oder Streitigkeiten zu vermeiden, dokumentieren wir häufig auch in komprimierter Form die Hintergründe eines Beschlusses oder wie sich der finale Beschlusstext im Laufe der Diskussion entwickelt hat.

Denn: Eigentümer erleben Versammlungen subjektiv. Während der eine die Diskussion als ausschweifend empfindet, erwartet der andere eine ausführliche Dokumentation aller Einzelmeinungen.

Wir sehen das Protokoll jedoch als Arbeitsgrundlage für alle Beteiligten – nicht als Diskussionsersatz. Im Mittelpunkt stehen der Beschlusstext und dessen Ergebnis.

Sollten einzelne Eigentümer mit dem Verlauf nicht einverstanden sein oder sich falsch wiedergegeben fühlen, verweisen wir auf den Grundsatz: Maßgeblich ist der Inhalt des Beschlusses, nicht die persönliche Wahrnehmung der Debatte.

Unser Tipp: Hintergrund nur, wenn sinnvoll und zusammenhängend

Um das Protokoll praktikabel und rechtssicher zu halten, gilt:

• Rein informelle Anmerkungen oder unstrukturierte Debattenbeiträge gehören nicht ins Protokoll.

• Ergänzende Hinweise zur Herleitung eines Beschlusstextes können aufgenommen werden – sofern diese einen unmittelbaren Zusammenhang zur Beschlussformulierung haben.

• Diskussionsverläufe ohne Relevanz für den Beschluss sollten hingegen nicht protokolliert werden.

  
  

Was tun, wenn der Beirat die Unterschrift verweigert?

Das ist in der Praxis kein Einzelfall – und es ist wichtig, sachlich, rechtlich korrekt und souverän zu reagieren. Hier gilt: Ruhe bewahren, gesetzliche Vorgaben kennen – und dokumentieren.

Klare Rechtslage: Der Beirat hat keine redaktionelle Hoheit

Gemäß § 24 Abs. 6 WEG ist die Unterschrift des Beiratsvorsitzenden ein formaler Bestandteil, aber keine Voraussetzung für die Wirksamkeit der Beschlüsse.

Das Protokoll muss den tatsächlichen Verlauf und die beschlossenen Inhalte korrekt und neutral wiedergeben – nicht individuelle Meinungen oder Bewertungen einzelner Teilnehmer, auch nicht die des Beirats.

Unterschrift verweigert – was bedeutet das?

Die Weigerung stellt zwar keine strafrechtlich relevante Erpressung dar, kann aber als pflichtwidriges Verhalten im Amt des Beirats gewertet werden – insbesondere, wenn die Weigerung mit dem Ziel erfolgt, inhaltliche Änderungen zu erzwingen.

Handlungsempfehlung für Verwalter

1. Protokoll sachlich und korrekt erstellen

2. Beirat zur Mitunterzeichnung einladen, mit Verweis auf § 24 Abs. 6 WEG

3. Weigerung dokumentieren, z. B. mit folgendem Vermerk:

„Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats wurde zur Mitunterzeichnung gemäß § 24 Abs. 6 WEG eingeladen, verweigerte jedoch die Unterschrift mit Hinweis auf inhaltliche Meinungsunterschiede.“

4. Protokoll trotzdem versenden, inkl. Hinweis auf die Weigerung

Fazit

Die Verwaltung bleibt verantwortlich für die sachliche und rechtssichere Protokollführung. Der Beirat darf seine Unterschrift nicht als Druckmittel für inhaltliche Änderungen einsetzen. Eine klare Dokumentation schützt die Verwaltung – und bewahrt die Gemeinschaft vor unnötigen Eskalationen.

Über INOVA.HAUS

INOVA.HAUS steht für qualitativ hochwertige Verwaltungsdienstleistungen und Transparenz. Unser Team engagierter Experten steht euch stets zur Seite, um sicherzustellen, dass eure Wohnanlage effizient und reibungslos verwaltet wird. Wir setzen uns für Fairness, Transparenz und eine positive Gemeinschaftslebenseinstellung ein.

Bei weiteren Fragen oder Unsicherheiten stehen wir euch gerne zur Verfügung. Gemeinsam können wir dazu beitragen, eine positive und gerechte Verwaltung unserer Wohnanlage sicherzustellen.

Das Team von INOVA.HAUS  – für eine starke Gemeinschaft.

Andreas Habranke

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