FIFO, Alternativen, Urteile und korrekte Erfassung in der Jahresabrechnung
Ein Mehrfamilienhaus in einer WEG wird über eine gemeinsame Pelletheizung versorgt. Am Ende des Abrechnungszeitraums stellt die Verwaltung fest, dass noch ein erheblicher Restbestand an Pellets vorhanden ist. Die Frage der Eigentümer lautet: Wie muss dieser Restbestand korrekt bewertet werden? Welche Bewertungsmethoden gibt es? Und wie wird er in der Jahresabrechnung und in den Einzelabrechnungen der Eigentümer berücksichtigt?
Was der Gesetzgeber vorschreibt
Gemäß der Heizkostenverordnung (§ 6 HeizKV) und dem BGB (§ 556a) sind Heizkosten nach dem Verbrauch und den tatsächlich anfallenden Kosten zu verteilen. Die Heizkostenverordnung regelt, dass Kosten für den Betrieb von zentralen Heizungsanlagen und Warmwasserversorgungssystemen nach einem festgelegten Verteilungsschlüssel auf die Nutzer umgelegt werden müssen. Neben dem tatsächlichen Verbrauch sind auch Restbestände, wie beispielsweise von Heizöl oder Pellets, am Ende des Abrechnungszeitraums korrekt zu bewerten und als Vermögenswert auszuweisen.
Rechtliches Fundament
§ 6 HeizKV besagt, dass die Abrechnung der Heizkosten verbrauchsabhängig erfolgen muss, und zwar in Verbindung mit einem Verteilerschlüssel, der die verursachergerechte Verteilung der Kosten auf die Nutzer sicherstellt.
§ 556a BGB fordert, dass Betriebskosten, zu denen auch die Heizkosten zählen, nach dem Prinzip der Kostenverursachung verteilt werden müssen. Hierbei dürfen nicht nur die verbrauchten Brennstoffe berücksichtigt werden, sondern auch Restbestände, die für den nächsten Abrechnungszeitraum zur Verfügung stehen.
Urteile zur Bewertung von Restbeständen
Es gibt einige wichtige Urteile, die die Erfassung und Bewertung von Restbeständen von Brennstoffen wie Heizöl und Pellets in WEGs bestätigen:
BGH, Urteil vom 28. September 2005 – VIII ZR 250/05:In diesem Urteil wurde klargestellt, dass der Restbestand an Heizöl am Ende des Abrechnungszeitraums als Vermögenswert der WEG behandelt werden muss. Der Bundesgerichtshof bestätigte, dass sowohl der Verbrauch als auch der verbleibende Bestand korrekt bewertet und in der Abrechnung berücksichtigt werden müssen.
AG Hamburg, Urteil vom 18. März 2015 – 102d C 21/14:Dieses Urteil betonte die Pflicht des Verwalters, den Restbestand an Brennstoffen in der Jahresabrechnung zu berücksichtigen. Es wurde deutlich gemacht, dass eine unterlassene Berücksichtigung zu einer fehlerhaften Abrechnung führt, die von den Eigentümern angefochten werden kann.
Ermittlung des Restwerts und Verbrauchs
Der Restwert von Heizöl oder Pellets wird üblicherweise auf Basis des letzten Einkaufspreises bewertet. Das First-In-First-Out (FIFO)-Prinzip besagt, dass der zuerst beschaffte Brennstoff auch zuerst verbraucht wurde. Dadurch wird der verbleibende Restbestand zum aktuellen Marktpreis bewertet. Dies ist die gängigste Methode, aber es gibt auch Alternativen.
Alternativen zu FIFO:
Last-In-First-Out (LIFO): Hier wird angenommen, dass der zuletzt gekaufte Brennstoff zuerst verbraucht wird, und der Restbestand wird mit den älteren Einkaufspreisen bewertet. Diese Methode führt dazu, dass in Zeiten steigender Preise der Restbestand niedriger bewertet wird.
Durchschnittsmethode: Hierbei wird der Restbestand zu einem Durchschnittspreis bewertet, der aus den Einkaufspreisen verschiedener Bestellungen ermittelt wird. Diese Methode vermeidet große Preisschwankungen und sorgt für eine gleichmäßige Bewertung.
Muss immer die gleiche Methode verwendet werden?
Die gewählte Bewertungsmethode sollte über mehrere Abrechnungsperioden hinweg konsistent angewendet werden, um die Vergleichbarkeit zu gewährleisten. Ein Wechsel der Methode ist möglich, sollte aber klar begründet und den Eigentümern transparent dargelegt werden. Zudem wird empfohlen, die Eigentümerversammlung in Entscheidungen zur Bewertungsmethode einzubeziehen.
Restwertermittlung ohne genaue Ablesung
In Fällen, in denen keine exakte Ablesung des Pellet- oder Heizölbestands möglich ist, kann eine Schätzung vorgenommen werden. Solche Schätzungen müssen jedoch auf dokumentierten Erfahrungswerten basieren und gegenüber den Eigentümern transparent gemacht werden. Auch hier ist es sinnvoll, die Schätzungsgrundlagen in der Eigentümerversammlung zu besprechen.
Bewertung und Ausweis in den verschiedenen Abrechnungen
Die Restbestände müssen korrekt in den verschiedenen Bereichen der Abrechnung erfasst werden:
1. Gesamtabrechnung
Restwert des Brennstoffs: Der Restbestand an Brennstoffen wird in der Gesamtabrechnung als separate Position unter den Heizkosten ausgewiesen. Dies sichert eine klare Darstellung des noch vorhandenen Vermögenswerts der Gemeinschaft.
2. Einzelabrechnung
Verbrauch der Brennstoffe: In den Einzelabrechnungen der Eigentümer wird der Verbrauch an Brennstoffen anteilig auf die Wohneinheiten verteilt. Der Restbestand beeinflusst den Verbrauch, wird aber nicht direkt als separate Position in der Einzelabrechnung aufgeführt.
3. Heizkostenabrechnung
Heizkostenanteil: In der Heizkostenabrechnung, die von externen Dienstleistern wie ista erstellt wird, erfolgt die Berechnung des Verbrauchs auf Basis der gemessenen Zählerdaten. Der Restbestand wird nicht explizit ausgewiesen, fließt jedoch in die Ermittlung des Verbrauchs ein.
4. Vermögensbericht
Restwert als Vermögenswert: Der Restbestand wird im Vermögensbericht als materieller Vermögenswert der WEG ausgewiesen. Dies ist wichtig, da der Brennstoff als wirtschaftlicher Vermögenswert im nächsten Abrechnungszeitraum genutzt wird.
5. Rücklagenabrechnung
Unterschied zu Rücklagen: Der Restbestand an Brennstoffen ist kein Teil der Rücklagen, die für Instandhaltungsmaßnahmen vorgesehen sind. Er stellt einen kurzfristigen Vermögenswert dar und wird in der Heizkostenabrechnung verbraucht, während Rücklagen langfristig für spezifische Maßnahmen verwendet werden.
FIFO-Prinzip: Warum ist es wichtig?
Das FIFO-Prinzip sorgt dafür, dass der Restbestand auf Basis des aktuellen Marktpreises bewertet wird. Dies verhindert, dass ältere Bestände zu unrealistisch niedrigen Preisen angesetzt werden, die den tatsächlichen Wert des Brennstoffs nicht widerspiegeln. Alternativ kann auch LIFO oder die Durchschnittsmethode verwendet werden, solange dies konsistent und transparent geschieht.
Erfassung in WinCasa und externen Abrechnungsdienstleistern
Unsere Verwaltung nutzt das Abrechnungsprogramm WinCasa, um die Heizkosten und Restbestände korrekt zu erfassen. Externe Dienstleister wie ista erstellen die Heizkostenabrechnung auf Basis der Zählerstände. Der Restbestand wird von der Verwaltung in der Gesamtabrechnung und im Vermögensbericht erfasst.
Tipp für Eigentümer
Als Eigentümer ist es wichtig, die Jahresabrechnung genau zu prüfen, insbesondere wenn es um Restbestände an Brennstoffen wie Heizöl oder Pellets geht. Wenn in der Gesamtabrechnung ein Restbestand ausgewiesen ist, sollte sichergestellt werden, dass dieser korrekt bewertet und auf alle Eigentümer fair verteilt wurde. Auch ist es sinnvoll, in der Eigentümerversammlung nach der angewendeten Bewertungsmethode zu fragen (FIFO, LIFO oder Durchschnittsmethode), um sicherzustellen, dass diese Methode in den kommenden Jahren konsistent bleibt. Falls keine genaue Ablesung möglich ist, kann nach der Grundlage für eine Schätzung gefragt werden, um die Transparenz zu erhöhen.
Fazit
Restbestände von Heizöl oder Pellets sind ein wichtiger Vermögenswert der WEG und müssen korrekt in der Jahresabrechnung erfasst werden. Urteile wie das des BGH bestätigen, dass die Restbestände transparent ausgewiesen werden müssen. Durch die Anwendung des FIFO-Prinzips oder einer alternativen Methode wie LIFO oder Durchschnittspreis wird sichergestellt, dass die Abrechnungen korrekt und marktgerecht sind. Die klare Ausweisung in der Gesamtabrechnung und im Vermögensbericht sowie die faire Aufteilung der Kosten auf die Eigentümer sind unverzichtbar, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und Transparenz zu gewährleisten.
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