Viele Vermieter fragen sich, wer die Verantwortung trägt, wenn die Nebenkostenabrechnung verspätet erstellt wird und die Mieter Nachzahlungen verweigern. Oft wird die Hausverwaltung für diese Verzögerung verantwortlich gemacht. Doch wer haftet tatsächlich, wenn Fristen versäumt werden?
Die rechtliche Lage: Wer trägt die Verantwortung?
Die fristgerechte Abrechnung der Betriebskosten gemäß § 556 Abs. 3 BGB liegt in der Verantwortung des Vermieters. Eine verspätete Abrechnung kann dazu führen, dass Mieter die Zahlung verweigern. Dies kann zu erheblichen finanziellen Einbußen für Vermieter führen. Aber was passiert, wenn die Hausverwaltung die Jahresabrechnung nicht rechtzeitig erstellt?
Laut der höchstrichterlichen Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (BGH) (Urteil vom 25.01.2017, Az. VIII ZR 249/15) ist die Hausverwaltung nicht automatisch haftbar zu machen, wenn die Nebenkostenabrechnung des Vermieters verspätet erfolgt. Der BGH stellte klar, dass die Hausverwaltung nicht als Erfüllungsgehilfe des Vermieters im Sinne der Mietnebenkostenabrechnung anzusehen ist. Der Vermieter ist weiterhin selbst dafür verantwortlich, die Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter rechtzeitig vorzulegen, auch wenn die Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft noch nicht beschlossen wurde.
Was tun, wenn die Frist versäumt wurde?
Es gibt jedoch Ausnahmen: Gemäß § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB darf die Abrechnung auch nachträglich erstellt werden, wenn der Vermieter die Verzögerung nicht zu vertreten hat. Ein Beispiel hierfür wäre, wenn der Vermieter trotz intensiver Bemühungen die nötigen Abrechnungsunterlagen nicht rechtzeitig von der Hausverwaltung oder externen Dienstleistern erhalten hat.
In solchen Fällen muss der Vermieter nachweisen, dass er alles Mögliche unternommen hat, um die Abrechnung fristgerecht zu erstellen. Der Bundesgerichtshof hat in einem weiteren Urteil (BGH, Urteil vom 05.07.2006, Az.: VIII ZR 220/05) klargestellt, dass der Vermieter unter bestimmten Voraussetzungen auch nach Ablauf der Frist noch Nachzahlungen von Mietern verlangen kann, sofern er die Abrechnung unverzüglich nach Erhalt der fehlenden Unterlagen erstellt.
Belegeinsicht durch Mieter – Pflicht des Vermieters
Ein weiteres häufiges Problem im Zusammenhang mit der Nebenkostenabrechnung ist die Belegeinsicht. Mieter haben das Recht, die Belege der Abrechnung einzusehen, um die Richtigkeit zu überprüfen. Auch hier trägt der Vermieter die Verantwortung, den Zugang zu den Belegen zu ermöglichen – entweder durch die Einsichtnahme in den Geschäftsräumen der Hausverwaltung oder durch die Übersendung der Belege.
Fazit: Sichern Sie sich als Vermieter ab!
Um Streitigkeiten und potenzielle Schadensersatzforderungen zu vermeiden, sollten Vermieter immer sicherstellen, dass sie frühzeitig alle relevanten Unterlagen für die Betriebskostenabrechnung anfordern und die Abrechnungen innerhalb der gesetzlichen Frist erstellen. Sollte es dennoch zu Verzögerungen kommen, ist eine gründliche Dokumentation aller Bemühungen, die Unterlagen rechtzeitig zu erhalten, unerlässlich.
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