Verwalterbestellung und Beglaubigung: Was Eigentümer und Beiräte beachten müssen – inklusive Gesetzesänderungen und Haftungsrisiken

Als Verwalter in einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) steht man häufig vor der Situation, dass für bestimmte Vorgänge, wie den Verkauf einer Wohnung, die sogenannte Verwalterzustimmung notwendig ist. Diese Zustimmung muss beim Notar erteilt werden und basiert auf den Regelungen der Teilungserklärung. Doch was passiert, wenn die Verwalterbestellung beglaubigt werden muss?

Warum muss die Verwalterbestellung beglaubigt werden?

Die Beglaubigung der Verwalterbestellung ist ein entscheidender Schritt, um die Rechtssicherheit in einer Wohnungseigentümergemeinschaft zu gewährleisten. Diese Beglaubigung wird insbesondere dann verlangt, wenn es darum geht, den Vollzug im Grundbuch zu organisieren. Das Grundbuchamt benötigt einen Nachweis darüber, dass der Verwalter rechtmäßig bestellt wurde, um seine Zustimmung für wichtige Rechtsgeschäfte zu erteilen – beispielsweise bei einem Wohnungsverkauf.

Die rechtliche Grundlage für die Notwendigkeit der Verwalterbestellung und deren Beglaubigung findet sich in § 12 WEG (Wohnungseigentumsgesetz). Hier ist geregelt, dass Veräußerungen von Wohnungseigentum von der Zustimmung des Verwalters abhängig gemacht werden können, wenn dies in der Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung festgelegt ist.

Kann sich der Verwalter verweigern?

Der Verwalter kann die Zustimmung nur dann verweigern, wenn ihm dazu sachliche Gründe vorliegen. Laut Rechtsprechung darf der Verwalter die Zustimmung beispielsweise dann verweigern, wenn die Veräußerung zu einer Gefährdung der Interessen der Eigentümergemeinschaft führen könnte. Typische Gründe für eine Verweigerung sind:

Der Erwerber hat in der Vergangenheit bereits nachweislich Schwierigkeiten verursacht oder Schulden gegenüber der WEG.
Die Eigentümergemeinschaft hat in der Teilungserklärung besondere Regeln für Käufer aufgestellt, die nicht erfüllt werden.

Jedoch darf der Verwalter nicht willkürlich die Zustimmung verweigern. Sollte er dies ohne sachlichen Grund tun, kann der betroffene Eigentümer den Verwalter auf Zustimmung verklagen.

Was muss der Verwalter prüfen?

Der Verwalter hat die Pflicht, sorgfältig zu prüfen, ob die Veräußerung den in der Teilungserklärung festgelegten Regeln entspricht. Dazu gehört:

Prüfung der Bonität des Käufers (falls in der Teilungserklärung vorgeschrieben),
Einhaltung von besonderen Veräußerungsregeln, z. B. für bestimmte Käufergruppen oder Einschränkungen,
Sicherstellung, dass alle offenen Verpflichtungen des Verkäufers gegenüber der WEG (z. B. Hausgeldzahlungen) geklärt sind.

Verweigert der Verwalter ohne sachliche Grundlage die Zustimmung, macht er sich gegenüber dem Verkäufer und der Eigentümergemeinschaft haftbar.

Wer muss das Protokoll der Verwalterbestellung unterschreiben?

Das Protokoll der Verwalterbestellung muss in der Regel von folgenden Personen unterzeichnet werden:

Ohne Beirat: Wenn es keinen Beirat in der WEG gibt, müssen der Versammlungsleiter und ein Eigentümer das Protokoll der Verwalterbestellung unterschreiben.
Mit Beirat: Wenn ein Beirat vorhanden ist, muss der Vorsitzende des Beirats, ein Eigentümer und der Versammlungsleiter das Protokoll unterzeichnen.

Dies entspricht der gängigen Rechtsprechung und den Regelungen, die in den meisten Teilungserklärungen und Gemeinschaftsordnungen festgehalten sind (§ 24 Abs. 6 WEG).

Was passiert, wenn sich der Beirat oder die Eigentümer weigern zu unterschreiben?

Wenn sich der Beirat oder die Eigentümer weigern, das Protokoll der Verwalterbestellung zu unterschreiben, kann dies erhebliche Konsequenzen haben. Zu den möglichen Folgen gehören:

Verzögerung bei wichtigen Prozessen: Ohne die ordnungsgemäße Verwalterbestellung könnte der Verwalter keine Verwalterzustimmung für Verkäufe oder andere Rechtsgeschäfte erteilen. Dies könnte den Verkauf von Eigentumswohnungen unnötig verzögern.
Rechtsunsicherheit: Die rechtliche Stellung des Verwalters wäre nicht ausreichend dokumentiert, was zu Unsicherheiten und Anfechtungen führen kann.
Haftungsrisiken für die Gemeinschaft: Sollte der Verwalter rechtlich nicht korrekt bestellt sein, könnten Schadenersatzansprüche gegen die WEG oder den Verwalter erhoben werden. Ein Beispiel hierfür liefert das Urteil des Amtsgerichts Marl (Az.: 34 C 5/14), das bestätigt, dass die Verantwortung für die Jahresabrechnung und mögliche Verpflichtungen dem aktuellen Eigentümer zuzuordnen sind.

Haftung des Eigentümers oder Beirats bei Verweigerung

Wenn ein Beirat oder ein Eigentümer sich weigert, das Protokoll der Verwalterbestellung beim Notar zu unterschreiben, kann dies schwerwiegende Konsequenzen haben. Dies betrifft vor allem die Handlungsfähigkeit der Eigentümergemeinschaft sowie die Abwicklung bestimmter Rechtsgeschäfte, z. B. den Verkauf von Wohnungen.

Folgen der Verweigerung der Unterschrift:

Verzögerung von wichtigen Prozessen:
- Die Verwalterbestellung oder Verwalterzustimmung ist oft eine Voraussetzung für die Durchführung von Rechtsgeschäften, wie z. B. dem Verkauf einer Wohnung oder der Kreditaufnahme. Wenn ein Beirat oder Eigentümer die Unterschrift verweigert, kann dies diese Prozesse erheblich verzögern.
- Der Notar benötigt das beglaubigte Protokoll der Verwalterbestellung, um den Vollzug im Grundbuch zu organisieren. Ohne die Unterschriften der Verantwortlichen kann dieser Vorgang nicht abgeschlossen werden.
Haftung für entstehende Schäden:
- Wenn sich ein Eigentümer oder Beirat ohne sachlichen Grund weigert, das Protokoll zu unterschreiben, und dadurch ein Schaden entsteht, kann dieser haftbar gemacht werden. Dies gilt vor allem dann, wenn ein Verkaufsprozess oder eine andere Maßnahme aus diesem Grund verzögert wird. Hier könnten Schadenersatzansprüche von anderen Eigentümern oder der Gemeinschaft geltend gemacht werden.
- Beispiel: Wenn ein Verkaufsprozess durch die Weigerung des Beirats, die Unterschrift zu leisten, blockiert wird, und dadurch ein Käufer abspringt oder finanzielle Nachteile für den verkaufenden Eigentümer entstehen, kann der Beirat zur Haftung herangezogen werden.
Pflichtverletzung des Beirats:
- Der Beirat hat gemäß § 29 WEG die Pflicht, im Interesse der Gemeinschaft zu handeln. Das bedeutet, dass er Maßnahmen, die zum ordnungsgemäßen Ablauf der Verwaltung gehören, nicht grundlos verweigern darf. Weigert sich der Beirat, das Protokoll zu unterschreiben, obwohl es keinen triftigen Grund dafür gibt, stellt dies eine Pflichtverletzung dar. Sollte der Gemeinschaft oder einem Eigentümer dadurch ein Schaden entstehen, kann der Beirat haftbar gemacht werden.

Weigerung eines Eigentümers:

Auch ein Eigentümer, der seine Unterschrift verweigert, könnte haftbar gemacht werden, wenn er damit wichtige Abläufe blockiert und es zu finanziellen oder rechtlichen Nachteilen kommt. Allerdings muss die Weigerung des Eigentümers sachlich begründet sein, z. B. wenn er der Meinung ist, dass die Bestellung des Verwalters nicht korrekt abgelaufen ist oder formale Fehler bei der Einberufung der Eigentümerversammlung gemacht wurden.

Rechtliche Grundlage:

Die Verpflichtung zur Unterschrift ergibt sich aus der Notwendigkeit, den ordnungsgemäßen Verwaltungsablauf zu gewährleisten und die rechtliche Sicherheit zu schaffen, dass die Verwalterbestellung korrekt erfolgt ist. Dies ist insbesondere im WEG (§ 24 WEG) geregelt, wo die Anforderungen an die Beschlussfassung und deren Protokollierung festgelegt sind.

Beispiele aus der Rechtsprechung:

Ein Beispiel für die rechtlichen Konsequenzen bei der Weigerung, das Protokoll zu unterschreiben, gibt es aus dem Urteil des Amtsgerichts Hamburg-Blankenese (Az.: 539 C 6/21). In diesem Fall wurde der Beirat zur Haftung herangezogen, weil er seine Pflichten zur Kontrolle und ordnungsgemäßen Durchführung von Verwaltungsprozessen vernachlässigt hatte.

Verwalterzustimmung verweigert: Welche Rechte und Möglichkeiten hat der neue Eigentümer?

Der neue Eigentümer hat mehrere Möglichkeiten, wenn sich der Beirat oder ein anderer Eigentümer weigert, das Protokoll der Verwalterbestellung zu unterschreiben, oder wenn es Schwierigkeiten bei der Verwalterzustimmung gibt. Hier sind die wichtigsten Optionen für den neuen Eigentümer:

1. Einschaltung des Gerichts

Wenn ein Beirat oder Eigentümer sich weigert, das Protokoll der Verwalterbestellung zu unterschreiben oder die Verwalterzustimmung zu erteilen, kann der neue Eigentümer den Weg über das Gericht einschlagen. Dies geschieht in der Regel durch eine Klage auf Zustimmungserteilung oder eine Feststellungsklage. Der neue Eigentümer kann geltend machen, dass die Weigerung ohne sachlichen Grund erfolgt und einen unrechtmäßigen Eingriff in seine Rechte darstellt.

Rechtliche Grundlage: Ein solcher Antrag würde sich auf § 12 WEG stützen, da hier die Verwalterzustimmung geregelt ist. Das Gericht kann in einem solchen Fall die Zustimmung ersetzen und damit den Verkaufsprozess ermöglichen.

2. Schadensersatzforderungen

Sollte dem neuen Eigentümer durch die Weigerung, das Protokoll zu unterschreiben oder die Verwalterzustimmung zu erteilen, ein finanzieller Schaden entstehen (z. B. durch Verzögerungen beim Verkauf oder zusätzliche Kosten), kann er Schadensersatz von demjenigen verlangen, der die Unterschrift verweigert hat.

Beispiel: Wenn sich durch die Weigerung der Verkauf der Wohnung verzögert und der neue Eigentümer dadurch zusätzliche Zinsen oder andere finanzielle Nachteile erleidet, kann er diese Verluste als Schadensersatz geltend machen.

Kann die Regelung in der Teilungserklärung geändert werden?

Ja, Änderungen der Teilungserklärung sind grundsätzlich möglich, allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen. Um die Regelung zur Verwalterzustimmung oder die Notwendigkeit der Beglaubigung der Verwalterbestellung zu ändern, müssen alle Wohnungseigentümer zustimmen (§ 10 Abs. 2 WEG). Eine solche Änderung der Teilungserklärung setzt einen einstimmigen Beschluss der Eigentümerversammlung voraus. Dies bedeutet, dass jeder Eigentümer seine Zustimmung geben muss – auch die, die vielleicht nicht persönlich anwesend sind, müssen schriftlich zustimmen.

Die Änderung der Teilungserklärung wird anschließend notariell beurkundet und im Grundbuch vermerkt. Ohne diese formelle Beurkundung bleibt die Änderung unwirksam.

Vereinfachung durch den Gesetzgeber: Verzicht auf die Verwalterzustimmung

Durch die Einführung des Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetzes (WEMoG) hat der Gesetzgeber eine Vereinfachung geschaffen: Die Eigentümergemeinschaft kann per Mehrheitsbeschluss regeln, dass die Verwalterzustimmung für bestimmte Rechtsgeschäfte (z. B. Wohnungsverkäufe) nicht mehr erforderlich ist. Diese Änderung reduziert den bürokratischen Aufwand und beschleunigt den Verkaufsprozess.

Laut § 12 Abs. 4 WEG kann die Verwalterzustimmung durch einen Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung aufgehoben werden, sofern dies nicht ausdrücklich in der Teilungserklärung anders geregelt ist.

Was ist zu beachten?

Prüfung der Teilungserklärung: Es muss zunächst geprüft werden, ob die Verwalterzustimmung zwingend in der Teilungserklärung vorgeschrieben ist. Wenn ja, wäre eine Änderung der Teilungserklärung erforderlich, die wiederum die Zustimmung aller Eigentümer verlangt.
Mehrheitsbeschluss: Wenn die Teilungserklärung keine zwingende Zustimmung vorschreibt, kann die Eigentümergemeinschaft durch einen Mehrheitsbeschluss in einer ordnungsgemäß einberufenen Versammlung beschließen, dass die Zustimmung des Verwalters nicht mehr erforderlich ist.
Protokollierung: Der Beschluss muss korrekt protokolliert und in das Beschlussbuch aufgenommen werden.

Ein solcher einfacher Beschluss zur Aufhebung der Verwalterzustimmung muss jedoch nicht im Grundbuch eingetragen werden, da es sich um eine interne Regelung der WEG handelt. Nur wenn die Verwalterzustimmung zwingend in der Teilungserklärung vorgeschrieben ist und diese geändert werden soll, muss die Änderung notariell beurkundet und im Grundbuch eingetragen werden.

Muster für einen Beschlussantrag:

Beschlussantrag zur Aufhebung der Verwalterzustimmungspflicht

Die Eigentümergemeinschaft beschließt, dass die Zustimmung des Verwalters gemäß § 12 der Teilungserklärung (oder § XYZ der Gemeinschaftsordnung) für den Verkauf oder die Belastung von Wohnungseigentum ab sofort nicht mehr erforderlich ist. Dieser Beschluss ersetzt die bisherige Regelung und wird in das Beschlussbuch aufgenommen.

Fazit: Warum die Beglaubigung notwendig ist und wie Sie handeln sollten

Die Beglaubigung der Verwalterbestellung ist eine wichtige Absicherung für die rechtssichere Verwaltung der WEG. Eigentümer und Beiräte sollten sich bewusst sein, dass ihre Unterschriften im Protokoll der Verwalterbestellung notwendig sind, um den Verwalter rechtlich abzusichern und dessen Handlungsfähigkeit zu gewährleisten.

Durch die neue gesetzliche Regelung ist es jedoch möglich, per Mehrheitsbeschluss die Verwalterzustimmung aufzuheben, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Dieser Beschluss muss nicht im Grundbuch eingetragen werden, es sei denn, die Verwalterzustimmung ist in der Teilungserklärung zwingend vorgeschrieben und soll geändert werden.

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