- 9. Sept.
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Warum stimmen meine Nebenkosten nicht? Was Eigentümer über die WEG-Abrechnung wissen müssen

Es ist eine häufige Situation, die viele Eigentümer kennen: Die Jahresabrechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) trifft ein, und plötzlich stehen Fragen im Raum. Warum ist meine Nachzahlung so hoch? Wo finde ich meine Vorauszahlungen? Und was bedeutet eigentlich der Wirtschaftsplan? In diesem Artikel erklären wir die wichtigsten Inhalte einer WEG-Abrechnung, die rechtlichen Grundlagen und wie INOVA.HAUS für maximale Transparenz sorgt. Zudem erfahren Sie, wie Sie sich mit der INOVA-Akademie weiterbilden können, um die Abrechnung besser zu verstehen.

1. Rechtliche Grundlage der WEG-Abrechnung

Die Abrechnung einer WEG ist eine gesetzlich vorgeschriebene Pflicht des Verwalters. Gemäß § 28 Abs. 3 WEG ist der Verwalter dazu verpflichtet, nach Ablauf des Kalenderjahres eine Jahresabrechnung zu erstellen. Diese dient dazu, alle tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben des Wirtschaftsjahres darzustellen. Ein wichtiger Hinweis: In einem BGH-Urteil vom 10.04.2015 (Az. V ZR 227/13) wurde entschieden, dass die Abrechnung so verständlich und nachvollziehbar sein muss, dass jeder Eigentümer sie ohne größere Schwierigkeiten prüfen kann.

INOVA.HAUS legt großen Wert darauf, dass unsere Abrechnungen diesen Standards entsprechen und für Sie einfach zu verstehen sind.

2. Die wesentlichen Bestandteile einer ordnungsgemäßen Abrechnung

Eine ordnungsgemäße WEG-Abrechnung setzt sich aus verschiedenen Bestandteilen zusammen, die sicherstellen, dass alle Eigentümer eine transparente und nachvollziehbare Darstellung der Kosten und Einnahmen erhalten.

Anlagen zur Abrechnung

Eine ordnungsgemäße WEG-Abrechnung muss bestimmte Anlagen enthalten, um eine transparente und nachvollziehbare Darstellung der Kosten und Einnahmen zu gewährleisten. Laut BGH-Urteil vom 10.04.2015 (Az. V ZR 44/14) muss die Abrechnung so verständlich und nachvollziehbar sein, dass jeder Eigentümer sie ohne größere Schwierigkeiten prüfen kann. Diese Anlagen helfen dabei, diese Vorgaben zu erfüllen:

Einzelabrechnung: Zeigt die individuellen Kosten für jeden Eigentümer.
Rücklagenentwicklung: Dokumentiert die Entwicklung der Rücklagen, einschließlich Anfangs- und Endbestand sowie Entnahmen und Zuführungen.
Vermögensbericht: Gibt einen Überblick über die finanzielle Lage der WEG, einschließlich Kontostände und Verbindlichkeiten.
Buchungsübersicht: Listet alle Buchungen des Abrechnungszeitraums auf.
Verteilungsschlüssel: Zeigt, wie die Kosten auf die Eigentümer verteilt werden.
Abrechnung der Heiz- und Wasserkosten: Bei externen Dienstleistern wird deren Abrechnung beigelegt.
Wirtschaftsplan: Dient als Grundlage für die monatlichen Vorauszahlungen.
Bescheinigung für haushaltsnahe Dienstleistungen (optional): Diese Bescheinigung ist eine freiwillige Leistung des Verwalters und ermöglicht es den Eigentümern, bestimmte Ausgaben (z.B. für Hausmeisterdienst, Reinigung oder Gartenpflege) steuerlich geltend zu machen. Sie ist kein Muss, wird jedoch häufig als zusätzliche Anlage beigefügt, um den Eigentümern die steuerliche Absetzbarkeit zu erleichtern.

Diese Anlagen sind essenziell, um die Abrechnung für alle Eigentümer nachvollziehbar zu gestalten und bieten zusätzliche steuerliche Vorteile, wenn haushaltsnahe Dienstleistungen bescheinigt werden.

Gesamtkosten der WE

Betriebskosten: Dazu gehören sämtliche Kosten des Gemeinschaftseigentums, wie Müllabfuhr, Reinigung, Allgemeinstrom, Wasserkosten, Versicherungen (z.B. Gebäudeversicherung) und Hausmeisterdienste...
Verwaltungskosten: Hierunter fallen die Kosten für die Verwaltung der WEG, z.B. Verwalterhonorare oder die Durchführung von Eigentümerversammlungen.
Instandhaltungskosten: Kosten für Reparaturen und Instandhaltungen am Gemeinschaftseigentum.

Verteilung der Kosten

Maßgeblich ist die Teilungserklärung: Die Kostenverteilung wird in der Regel in der Teilungserklärung festgelegt. Der häufigste Verteilungsmaßstab ist der Miteigentumsanteil (MEA), was bedeutet, dass jeder Eigentümer anteilig an den Kosten beteiligt wird, abhängig von seinem Anteil am Gemeinschaftseigentum.
Abweichende Kostenverteilung durch Beschlussfassung: Unter bestimmten Umständen können die Eigentümer durch einen Mehrheitsbeschluss von der festgelegten Verteilung in der Teilungserklärung abweichen. Dies ist durch § 16 Abs. 3 WEG möglich, z.B. wenn Kosten verursachungsgerecht aufgeteilt werden sollen (z.B. bei Heizkosten oder Liftkosten).
Grenzen bei der Kostenverteilung: Die abweichende Kostenverteilung muss durch einen sachlich begründeten Mehrheitsbeschluss in der Eigentümerversammlung erfolgen und darf nicht willkürlich oder rechtsmissbräuchlich sein. Grundsätzlich dürfen nur gemeinschaftliche Kosten verteilt werden. Kosten, die nur einzelne Eigentümer betreffen, wie z.B. einzelne Mülltonnen, die direkt einem Eigentümer zugeordnet sind, oder die Grundsteuer, müssen von den jeweiligen Eigentümern selbst getragen werden.

Kostenverteilung durch Zähler

Messbare Kosten, die über Zähler erfasst werden (z.B. Wasser- oder Wärmezähler), müssen bevorzugt herangezogen werden, wenn alle Einheiten über entsprechende Zähler verfügen. Es ist wichtig zu beachten, dass eine Abrechnung über Zähler nur dann zulässig ist, wenn alle Einheiten mit einem Zähler ausgestattet sind. Andernfalls ist eine verursachungsgerechte Verteilung der Kosten nicht gewährleistet.

Negativbeispiel: Kostenverteilung nach Personen

Unpraktikabel: Eine Verteilung der Kosten nach der Anzahl der im Haushalt lebenden Personen ist unpraktikabel. Es ist schwierig, der Verwaltung laufend die Änderungen in der Belegung mitzuteilen. Die Verwaltung ist nicht verpflichtet, die Belegung zu überwachen, was häufig zu Streitigkeiten führt und ineffektiv ist.

Beispiel: Fenster im Gemeinschaftseigentum

Gemeinschaftseigentum: Nach der WEG-Reform 2020 gehören Fenster zwingend zum Gemeinschaftseigentum, auch wenn in älteren Teilungserklärungen anderslautende Regelungen stehen. Das aktuelle BGH-Urteil vom 11.11.2022 (Az. V ZR 69/21) bestätigt, dass die Instandhaltung und Erneuerung von Fenstern von der WEG gemeinschaftlich getragen werden muss.
Beschlussfassung für individuelle Kostenverteilung: Eine Verteilung der Kosten auf einzelne Eigentümer ist nur möglich, wenn durch einen Mehrheitsbeschluss der Eigentümergemeinschaft entschieden wird, dass bestimmte Kosten, z.B. durch Verursachung, auf einzelne Wohnungen umgelegt werden. Dies ist gemäß § 16 Abs. 4 WEG möglich, aber erst nach einer Beschlussfassung durch die Eigentümerversammlung zulässig.

Somit können Kosten für Fenster nur dann auf bestimmte Eigentümer umgelegt werden, wenn dies zuvor durch einen ordnungsgemäßen Beschluss geregelt wurde..

Umlegbare und nicht umlegbare Kosten

Aufteilung in der Abrechnung: In der Regel werden die Kosten in der WEG-Abrechnung für die Eigentümer zwischen umlegbaren und nicht umlegbaren Kosten aufgeteilt. Diese Unterscheidung erleichtert die Nebenkostenabrechnung zwischen Eigentümer und Mieter.
Empfehlung: Dies ist als Empfehlung zu sehen, da nicht alle Positionen, die in der WEG-Abrechnung als umlegbar ausgewiesen sind, auch automatisch auf den Mieter umgelegt werden können. Es ist wichtig, dies mit dem jeweiligen Mietvertrag abzugleichen, um sicherzustellen, dass nur die Kosten umgelegt werden, die auch vertraglich vereinbart wurden.

3. Grundlegende Prinzipien der Abrechnung: Zu- und Abflussprinzip und Leistungsprinzip

Die WEG-Abrechnung basiert auf zwei wichtigen Grundsätzen, die festlegen, wann und wie Kosten in der Abrechnung berücksichtigt werden. Diese Prinzipien sind sowohl durch die Rechtsprechung als auch durch gesetzliche Vorgaben geregelt.

Zu- und Abflussprinzip:

Grundlage: Laut dem BGH-Urteil vom 25.09.2015 (Az. V ZR 246/14) wird das Zu- und Abflussprinzip bei den Betriebskosten angewendet. Es besagt, dass nur die tatsächlich gezahlten Ausgaben und Einnahmen in die Abrechnung einfließen. Kosten werden in dem Abrechnungszeitraum erfasst, in dem sie tatsächlich gezahlt wurden, unabhängig davon, wann die Leistung erbracht wurde.
Praxisbeispiel: Wenn eine Rechnung für Hausmeisterdienste im Dezember gestellt und im Januar bezahlt wird, fließt diese Ausgabe erst in die Abrechnung des Folgejahres ein.
Gutschriften nach nachträglicher Prüfung: Sollte sich nach einer Prüfung herausstellen, dass der WEG unberechtigt Kosten berechnet wurden und später eine Gutschrift erfolgt, wird diese nach dem Zu- und Abflussprinzip in dem Jahr verbucht, in dem die Gutschrift erfolgt, nicht rückwirkend.

Leistungsprinzip bei Heizkosten:

Grundlage: Für die Heizkosten gilt gemäß § 556a Abs. 1 BGB in Verbindung mit der Heizkostenverordnung das Leistungsprinzip. Das bedeutet, dass die Heizkosten nach dem tatsächlichen Verbrauchsjahr abgerechnet werden, unabhängig davon, wann die Rechnung bezahlt wird.
Praxisbeispiel: Wenn Heizöl im Jahr 2023 verbraucht wurde, fließt dieser Verbrauch in die Abrechnung für das Jahr 2023 ein, selbst wenn die Zahlung erst 2024 erfolgt.

Fazit: Das Zu- und Abflussprinzip regelt die Erfassung von Betriebskosten nach Zahlungsdatum, während das Leistungsprinzip bei Heizkosten den tatsächlichen Verbrauch berücksichtigt. Nachträgliche Gutschriften oder Korrekturen müssen in dem Jahr verbucht werden, in dem sie der WEG zufließen, und nicht rückwirkend.

4. Bewertung von Restmengen bei Brennstoffen

Ein weiterer wichtiger Aspekt in der WEG-Abrechnung ist die korrekte Bewertung von Restmengen an Brennstoffen wie Heizöl oder Pellets. Diese Restmengen müssen am Jahresende berücksichtigt und korrekt bewertet werden, da sie zum Vermögen der Gemeinschaft gehören.

Restbestände von Heizöl oder Pellets:

Restbestand als separater Posten: Oft wird Heizöl oder Pellets auf Vorrat gekauft, sodass ein Teil des Brennstoffs nicht im gleichen Jahr verbraucht wird. Der Restwert des verbleibenden Brennstoffs wird als separater Posten in der Gesamtabrechnung ausgewiesen und in die nächste Abrechnungsperiode übernommen.
Bewertungsprinzip: Die bevorzugte Bewertungsmethode in der WEG-Verwaltung ist das FIFO-Prinzip (First In, First Out), bei dem davon ausgegangen wird, dass die zuerst gekauften Bestände auch zuerst verbraucht werden. Der Restbestand wird daher zum Anschaffungspreis der letzten Lieferungen bewertet, was den aktuellen Marktwert realistischer widerspiegelt. Diese Methode gilt als transparent und nachvollziehbar.

Rechtliche Grundlage:

Laut der Heizkostenverordnung (§ 9 Abs. 2 HeizkostenV) müssen Heizkosten nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden. Der Restbestand an Brennstoffen wird als Vermögensbestand in der Gesamtabrechnung ausgewiesen, da er den Wert der Gemeinschaft betrifft. Ein BGH-Urteil vom 16.12.2011 (Az. V ZR 156/11) bestätigt, dass Restbestände von Brennstoffen in der Gesamtabrechnung und nicht in den Einzelabrechnungen aufgeführt werden müssen, solange der Brennstoff noch nicht verbraucht wurde.

5. Rechnungsprüfung: Pflicht oder freiwillig?

Die Rechnungsprüfung ist ein wichtiger Bestandteil der WEG-Verwaltung, da sie sicherstellt, dass die Abrechnung korrekt und nachvollziehbar ist. Auch wenn keine gesetzliche Verpflichtung zur Durchführung der Rechnungsprüfung besteht, ist sie in der Praxis üblich und wird als Bestandteil einer ordnungsgemäßen Verwaltung angesehen.

Wer darf die Rechnungsprüfung vornehmen?

In der Regel übernimmt der Verwaltungsbeirat die Prüfung.
Auch andere Eigentümer können die Prüfung übernehmen, wenn der Beirat nicht vorhanden oder handlungsunfähig ist.
Bei Bedarf kann eine externe Prüfung durch einen Sachverständigen erfolgen, jedoch nur nach einem Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung. Der Verwalter kann diese nicht eigenmächtig in Auftrag geben, da die Gemeinschaft über die Kosten entscheiden muss.

Eine nicht geprüfte Abrechnung kann dennoch in der Eigentümerversammlung beschlossen werden, da die Verantwortung weiterhin beim Verwalter liegt.

Weitere Details zur Rechnungsprüfung, den Voraussetzungen für externe Prüfungen und der notwendigen Beschlussfassung behandeln wir ausführlich in einem separaten Artikel.

6. Abrechnung nach Verkauf oder Kauf einer Wohnung

Gemäß § 28 Abs. 3 WEG ist der Verwalter dazu verpflichtet, nach Ablauf des Wirtschaftsjahres eine Jahresabrechnung zu erstellen. Diese Abrechnung zeigt die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft auf und verteilt die Kosten auf die Eigentümer. Dabei muss die Abrechnung objektbezogen und nicht personenbezogen erstellt werden.

Objektbezogene Abrechnung

Die Abrechnung wird immer für die Wohnung oder das Eigentum erstellt, unabhängig davon, wem die Wohnung zu welchem Zeitpunkt gehörte. Personenbezogene Abrechnungen, die sich auf den Zeitraum des Eigentums beziehen, sind im Rahmen der WEG-Abrechnung nicht zulässig. Es zählt also das Objekt, nicht der jeweilige Eigentümer.

Wenn eine Wohnung verkauft wird, stellt sich oft die Frage, wer die Kosten der Jahresabrechnung tragen muss. Hierbei gilt ein wichtiger Grundsatz: Zuständig für die Kosten ist derjenige, der zum Zeitpunkt der Verabschiedung der Abrechnung Eigentümer ist. Dies bedeutet, dass der neue Eigentümer die Abrechnung übernimmt, auch wenn er nur einen Teil des Abrechnungszeitraums im Besitz der Wohnung war.

Vereinbarungen im Kaufvertrag

Oftmals treffen Käufer und Verkäufer im Kaufvertrag Vereinbarungen über die Aufteilung der Kosten oder die Abgrenzung der Abrechnung. Diese Absprachen sind jedoch nur zwischen den beiden Parteien bindend und nicht für die WEG oder die Verwaltung relevant.

Die WEG und der Verwalter sind nicht an die Vereinbarungen im Kaufvertrag gebunden. Sie erstellen die Abrechnung weiterhin auf Grundlage des tatsächlichen Eigentumsstatus zum Zeitpunkt der Verabschiedung der Abrechnung.
Abgrenzung durch Käufer und Verkäufer: Sollte im Kaufvertrag eine Abgrenzung der Kosten vereinbart worden sein, müssen Käufer und Verkäufer diese selbstständig untereinander regeln. Der Verwalter wird die Kosten nicht aufteilen oder anpassen, da dies keine rechtliche Grundlage im Wohnungseigentumsgesetz hat.

Rechtliche Grundlage und Rechtsprechung

Diese Vorgehensweise wird durch das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) geregelt, insbesondere durch § 28 Abs. 3 WEG, der die objektbezogene Abrechnung vorschreibt. Individuelle Vereinbarungen zwischen Käufer und Verkäufer betreffen die WEG nicht.

Ein BGH-Urteil vom 15.12.2017 (Az. V ZR 257/16) bestätigte, dass derjenige für die Abrechnung verantwortlich ist, der zum Zeitpunkt der Beschlussfassung Eigentümer ist. Eigentumswechsel haben keinen Einfluss auf die Zuordnung der Abrechnungskosten.

7. Der Wirtschaftsplan: Muss er so beschlossen werden oder können Anpassungen erfolgen?

Der Wirtschaftsplan ist eine Vorausschau auf das kommende Jahr und wird vom Verwalter erstellt, um die zu erwartenden Kosten darzustellen. Er dient als Grundlage für die monatlichen Vorauszahlungen der Eigentümer. Doch wie verbindlich ist dieser Plan? Können Eigentümer Anpassungen vorschlagen? Hier ist sowohl das WEG als auch die Rechtsprechung relevant.

Wirtschaftsplan in der Eigentümerversammlung:

Gemäß § 28 Abs. 5 WEG muss der Wirtschaftsplan in der Eigentümerversammlung von den Eigentümern beschlossen werden. Dies bedeutet, dass die Eigentümergemeinschaft den Plan prüft und darüber abstimmt.

Rechtsprechung: Der Bundesgerichtshof (BGH) hat in einem Urteil vom 16.01.2009 (Az. V ZR 88/08) festgestellt, dass der Wirtschaftsplan eine Prognose ist und es daher nicht möglich ist, ihn in allen Punkten auf die tatsächlichen Kosten festzulegen. Es geht also nicht darum, die tatsächlichen Ausgaben exakt vorherzusehen, sondern eine realistische Schätzung zu erstellen.

Änderungen am Wirtschaftsplan:

Es ist nicht zwingend notwendig, dass der Wirtschaftsplan in der vorgelegten Form 1:1 beschlossen wird. In der Eigentümerversammlung können die Eigentümer den Plan diskutieren und Änderungen oder Anpassungen vorschlagen. Dies ermöglicht den Eigentümern, auf spezifische Gegebenheiten zu reagieren oder den Plan nach ihren Vorstellungen zu ändern.

Änderungen am Wirtschaftsplan können durch einen Mehrheitsbeschluss der anwesenden Eigentümer vorgenommen werden. Gemäß § 25 Abs. 1 WEG entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen in der Versammlung über solche Änderungen. Es ist also möglich, den Wirtschaftsplan anzupassen, wenn die Mehrheit der anwesenden Eigentümer zustimmt.

Rechtliche Grenzen und Vorgaben:

Der Wirtschaftsplan ist ein zentrales Element der WEG-Verwaltung, da er die Grundlage für die monatlichen Vorauszahlungen der Eigentümer bildet. Das bedeutet, dass der Plan eine

Verbindlichkeit für alle Eigentümer schafft, nachdem er beschlossen wurde. Änderungen sind jedoch nur bis zur Beschlussfassung möglich; danach wird der Plan als verbindlich angesehen und kann nicht mehr ohne einen neuen Beschluss geändert werden.

Fazit: Der Wirtschaftsplan kann vor seiner Beschlussfassung in der Eigentümerversammlung diskutiert und angepasst werden. Änderungen sind durch einen Mehrheitsbeschluss möglich. Die rechtlichen Vorgaben des WEG und die dazugehörige Rechtsprechung bestätigen, dass der Plan nicht exakt die späteren Ausgaben vorhersagen muss, sondern eine Prognose darstellt.

8. Fristen und Rechnungsprüfung

Gemäß § 28 Abs. 3 WEG muss die Jahresabrechnung in einem angemessenen Zeitraum nach Ablauf des Wirtschaftsjahres erstellt werden. In der Praxis geschieht dies meist im ersten Halbjahr des Folgejahres. Verzögerungen können unter bestimmten Umständen akzeptiert werden, etwa bei verspäteten Rechnungen von Dienstleistern. Ein BGH-Urteil vom 17.02.2012 (Az. V ZR 251/10) bestätigt diese flexible Regelung.

Die Rechnungsprüfung wird üblicherweise vom Verwaltungsbeirat durchgeführt, jedoch ist es auch zulässig, dass andere Eigentümer die Prüfung vornehmen. Es gibt keine gesetzliche Vorgabe im WEG, die den Beirat zwingend zur Rechnungsprüfung verpflichtet. Ein BGH-Urteil vom 09.10.2015 (Az. V ZR 246/14) bestätigt, dass auch eine nicht geprüfte Abrechnung in der Eigentümerversammlung beschlossen werden kann.

Weitere Details zur Rechnungsprüfung und den rechtlichen Rahmenbedingungen behandeln wir ausführlich in einem separaten Artikel.

9. Schulungen für Eigentümer und Selbstverwalter: INOVA-Akademie

Wenn Sie als Eigentümer oder Selbstverwalter tiefer in das Thema Abrechnung und Verwaltung eintauchen möchten, bietet Ihnen die INOVA-Akademie die Möglichkeit, sich umfassend weiterzubilden. In unseren Seminaren erklären wir verständlich, wie Abrechnungen erstellt werden, welche gesetzlichen Grundlagen dabei eine Rolle spielen und wie Sie selbst als Verwalter Abrechnungen korrekt durchführen können. So sind Sie bestens gewappnet, um Ihre Abrechnung zu verstehen und die richtigen Entscheidungen für Ihr Eigentum zu treffen.

Dieser Artikel behandelt alle wesentlichen Bestandteile einer WEG-Abrechnung, einschließlich der gesetzlichen Rahmenbedingungen, und bietet Einblicke in die Möglichkeiten der Kostenverteilung durch Beschlussfassung. INOVA.HAUS und die INOVA-Akademie bieten Ihnen umfassende Unterstützung, um die Abrechnung korrekt zu erstellen und zu verstehen.

Über INOVA.HAUS

INOVA.HAUS steht für qualitativ hochwertige Verwaltungsdienstleistungen und Transparenz. Unser Team engagierter Experten steht euch stets zur Seite, um sicherzustellen, dass eure Wohnanlage effizient und reibungslos verwaltet wird. Wir setzen uns für Fairness, Transparenz und eine positive Gemeinschaftslebenseinstellung ein.

Bei weiteren Fragen oder Unsicherheiten stehen wir euch gerne zur Verfügung. Gemeinsam können wir dazu beitragen, eine positive und gerechte Verwaltung unserer Wohnanlage sicherzustellen.

Das Team von INOVA.HAUS

Andreas Habranke

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